ACERVO

**PROCEDIMIENTO PARA CREAR EJEMPLARES EN JANIUM**

**La meta de carga de acervo, por plantel, se encuentra al final de está página.**

Cada plantel va a ingresar su acervo. Antes de comenzar es importante que se tomen en cuenta los siguientes puntos.

Si un libro no tuviera número de adquisición, habría que reportarlo y enviar los datos al DBySC.
 * 1. DEFINIR EL ORDEN DE CAPTURA.** Es importante que se ingrese el acervo siguiendo un orden. Lo ideal es que se inicie ingresando los del 000 en adelante.
 * Los libros que no se encontraran en la base de datos, pero que la biblioteca tiene físicamente, serán catalogados primero en el DBySC. **
 * 2. INGRESAR CON SU CUENTA PERSONAL.** Esta será enviada por correo electrónico a cada uno de los responsables. Es importante no compartirla. Cada persona debe tener su propia cuenta. Si alquien no la tiene y la requiere, puede solicitarla a Karla Chávez o a David Zamora, a los correos: karla.chavez@bachilleres.edu.mx y david.zamorad@bachilleres.edu.mx
 * 3. DENTIFICAR EL NÚMERO DE ADQUISICIÓN DEL LIBRO.** El número de adquisición se encuentra dentro del libro.
 * 4. BUSCAR EL TÍTULO EN JANIUM.** El título se puede buscar por ISBN desde las búsquedas Avanzadas del Módulo de Catalogación o por Autor, Tïtulo, Colección, etc.
 * En todos los casos es importante asegurarse que se trata del mismo título, para no cargar un ejemplar a otro título que no le **
 * corresponde. **
 * 5. ASEGURARSE QUE SE TRATA DEL MISMO TÍTULO.** La mejor forma de asegurarse de que ese es el título, es con el ISBN, si tanto el libro como el registro en la base de datos tienen el mismo ISBN, se trata del mismo título.
 * 6. CREAR EL NUEVO ITEM.** Desde el Detalle del registro se hace click en el botón "Nuevo item". Esto creará el nuevo ejemplar, que es necesario editar para agregar el número de adquisición y el código de barras.
 * 7. INGRESAR EL NÚMERO DE ADQUISICIÓN.** El número de adquisición se ingresa en el campo "No. de adquisición", tal y como está en el libro.
 * 8. INGRESAR EL CODIGO DE BARRAS.** El código de barras se ingresa escribiendo el número del plantel, un punto y el número de adquisición. Por ejemplo, el código de barras de un ejemplar que pertenece al plantel 4 sería: 4.28773
 * 9. GUARDAR EL ITEM.** Para ello se hace click en el botón "Actualizar".
 * 10. Hasta ahora hemos cargado acervo que corresponde a Libros de la colección General. Si estuvieran cargando acervo de otra colección, observen que en el registro de ejemplar hay otros campos, como: UBICACIÓN y TIPO DE MATERIAL. Estos son importantes, y cuando carguen acervo de CONSULTA o AUDIOVISUAL (o de otro tipo), seleccionarían la que corresponde en estos campos; de otra manera, todos se quedarían como Libros. Asimismo, tomen nota que hay un campo que se llama ESTADO. Cuando carguen el acervo, siempre debe ser "DISPONIBLE"; en el futuro, cuando un ejemplar se pierda, pueden cambiarlo de estado. Nunca le cambien el estado a PRESTADO, porque eso lo hace el sistema automáticamente.**

** PUNTOS IMPORTANTES **
 * ** Es muy importante asegurarse que el libro que se tiene físicamente corresponde al registro que se está desplegando en la pantalla. Es decir, que el registro bibliográfico sea el del título que tenemos. De otra manera se corre el riesgo de crear ejemplares para otro título que no los tiene. Si pasara eso, habría títulos con ejemplares que tienen otros números de adquisición. Recuerden que los ejemplares que vayan creando no se van a borrar, por eso es importante estar seguros primero. **
 * **Si tuvieran un título, físicamente, y no lo encuentran en la base de datos de Janium, es mejor hacérnoslo saber, para registrarlo. Una vez que lo cataloguemos en el DBySC, pueden crear su acervo. Por ello, conviene reunir un grupo de 10 ó 20 títulos y enviárnoslos. Pueden enviarnos fotocopias de la portada, el reverso de la portada y del índice o tabla de contenido, anotando el número de páginas en la fotocopia de la portada. Si el ISBN no se encuentra en el reverso de la portada, pero sí en la contratapa o contracubierta, también es importante anotarlo en la fotocopia de la portada.**
 * ** Cualquier duda que tengan al respecto, pro favor, coméntenla por este medio. **
 * ** Es importante que cuando terminen y ya no vayan a seguir trabajando en Janium, hagan click en el botón Terminar, que se encuentra en la parte derecha de la barra azul, donde están los otros comandos. **

Un ejemplo de este procedimiento, desde el acceso al sistema es el siguiente.


 * 1. INGRESAR CON LA CUENTA PERSONAL DE CATALOGACIÓN.**



Después de ingresar el número de cuenta y la "password" (contraseña), se hace click en el botón "Entrar".

Desplegará el Menú para registros bibliográficos (** Menu BIB **).
 * 2. BUSCAR EL TÍTULO EN LA BASE DE DATOS.**
 * 2.1** Con el libro a la mano, buscarlo haciendo click en el botón "** Búsqueda Avanzada **".



Sugerimos utilizar las siguientes opciones, en el orden que las listamos: Si no encuentran el título, por favor tomen en cuenta lo mencionado arriba en los puntos importantes.
 * 2.2** Desplegará las opciones de Búsqueda Avanzadas. Desde ellas podemos buscar y recuperar registros utilizando diferentes opciones. La más precisa para identificar un ejemplar es buscarlo por su Número de Adquisición. Sin embargo, en este momento no hay ejemplares, pues no se han cargado en la base de datos, por ello no podemos buscar por Número de Adquisición.
 * Por ISBN.
 * Por Tïtulo y Autor.
 * Por Tïtulo, Autor y Editorial.
 * Por Título, Autor, Editorial y Serie.


 * NOTA: Hemos detectado que en muchos casos, los ISBN tienen la palabra ISBN antes del número, lo que no permite recuperarlo; sin embargo, si utilizan las Búsquedas Rápidas y buscan por ISBN poniendo la palabra antes, lo recupera, por ejemplo: . Esto es un error, por lo que en el DBySC trabajaremos para depurar estos casos y sólo quede el número. Ello se debe a la forma en que se trabajaba en la base de datos anterior y porque los datos se extrajeron de esa base y se importaron a Janium así.**


 * 2.3** En el siguiente ejemplo, buscamos el título por ISBN. Después de ingresarlo en el campo de búsquedas por Número, se marca el círculo u opción correspondiente a ISBN y se hace click en el botón **Buscar**.
 * IMPORTANTE**: Se debe confirmar que la búsqueda se está haciendo en ** todas las bibliotecas **, en ** todos los formatos **, en ** todas las colecciones ** y en ** todo tipo de material **. De otra manera, si estuviera desplegado que buscará en una biblioteca específica o en una colección específica, puede no encontrarse el libro. Como se trata de una base de datos en la que están todos los títulos de todas las bibliotecas, se busca en todas. Estas opciones de filtrado se encuentran en la parte derecha de la ventana de Búsquedas Avanzadas.



**3. CREAR EL EJEMPLAR** Desplegará el registro correspondiente al ISBN que se buscó. Tal vez tenga ejemplares de otro plantel, tal vez aún no se haya cargado ninguno. Cada biblioteca cargará **sólo** los de su propio plantel. Para crear un ejemplar se hace click en el botón "** Nuevo item **" de la derecha.

 Despliega el mismo registro bibliográfico más el ejemplar recién creado. Los valores que contiene el nuevo ejemplar son tomados de varias partes, la biblioteca la toma del plantel, el código de barras lo genera automáticamente, etc. A este registro hay que modificar algunos datos. Para modificarlos se hace click en el código de barras que aparece a la izquierda.
 * 4. EDITAR EL EJEMPLAR**




 * 4.1** Desplegará el registro de ese ejemplar. Cada ejemplar tiene su propio registro. Para editarlo y cambiar los datos que corresponden al plantel, se hace click en el botón actualizar.




 * 4.2** Despliega el mismo registro, pero en modo de edición. En este registro sólo hay que modificar:
 * 1) El código de barras.
 * 2) El número de Adquisición
 * 3) La Biblioteca del Plantel, si es que no es la correcta. Automáticamente, al entrar con su cuenta al módulo, debe asumir su plantel.
 * 4) El número de la Copia (Ej.)
 * 5) El Volumen, Tomo y Parte, si corresponde. Si estos datos no se encuentran en el ejemplar físico, no es necesario ingresarlos.

Después de ingresar los datos correctos, se hace click en el botón ** Actualizar **. Desplegará el registro bibliográfico con el ejemplar o ejemplares correspondientes. Sólo hace falta verificar que los datos del ejemplar que se editó estén correctos, si no es así, se vuelve a editar siguiendo los pasos del punto **4** de arriba.

La meta de carga de acervo por plantel es la mostrada en la siguiente tabla.